Quem Somos
A Cogepro, Coordenadoria de Gestão de Processos Administrativos, vinculada à Reitoria da UERJ tem como objetivo planejar, organizar, dirigir, promover e controlar a gestão dos processos administrativos da UERJ.
Missão
Planejar, organizar e coordenar as atividades inerentes à gestão de processos administrativos na Universidade do Estado do Rio de Janeiro.
Visão
Tornar a Uerj uma referência nacional na gestão de processos e documentos
Valores
- Transparência em procedimentos e processos.
- Cumprimento à conformidade legal e as normativas vigentes.
- Postura ética e técnica.
Legislação
A Cogepro foi criada por meio do AEDA nº 048/REITORIA/2020 de 17/08/2020, impulsionada pela necessidade de modernização das práticas na gestão dos processos administrativos a partir do Decreto nº 46.730/2020, que definiu o Sistema Eletrônico de Informações – SEI RJ como meio obrigatório para tramitação de processos e documentos nos órgãos do Poder Executivo Estadual.
Setores
Sobre:
O Serviço de Acompanhamento e Configuração dos Sistemas – SERACS, que integra à COGEPRO, é responsável pela gestão do sistema eletrônico de informações -SEI-RJ na UERJ, administrando as questões relativas à estrutura organizacional da Universidade no SEI, permissões aos usuários internos, cadastro de usuário externo, e todas as questões correlatas ao uso do sistema, incluindo o suporte online e presencial aos usuários internos e externos.
Outrossim, ao SERACS compete gerir o acesso ao sistema SAP (Antigo sistema de protocolo da UERJ), cadastrando novos usuários e prestando suporte aos antigos usuários, bem como manter as mídias oficiais sobre o uso do sistema SEI-ERJ sempre atualizadas.
Principais Atividades:
- Implementação e gerência do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, cadastrando
novos usuários internos da UERJ e descadastrando conforme os encaminhamentos
da SGP (exonerações, aposentadoria e falecimento);
- Concessão de permissões e alterações nos perfis de usuários internos e situações
correlatas, tais como alterações nos dados cadastrais das unidades/usuários,
criação e alteração de assinaturas para as unidades, entre outras demandas;
- Atendimento presencial e online (telefone, email e whatsapp) ao usuário interno e
externo do SEI na UERJ, com fulcro na correta utilização do sistema, dirimindo
dúvidas e prestando esclarecimentos sobre as ferramentas e funcionalidades;
- Cadastramento de usuários externos do SEI que precisam assinar documentos em
demandas da UERJ, atuando na conferência da documentação comprobatória,
liberação do cadastro e abertura dos processos de credenciamento;
- Cadastramento de colaboradores que não integram o quadro da UERJ como
usuários internos;
- Recrutar e orientar servidores dos diversos órgãos da UERJ para atuação como
ponto focal setorial, cuja principal colaboração é realizar a interlocução entre a
unidade acadêmica ou administrativa e a COGEPRO;
- Gerência do grupo SEI usuários do GLPI e atendimento dos chamados abertos
pelos pontos focais setoriais na centraldeatendimento.uerj.br;
- Treinamento presencial e online para ajustes e correções na utilização do sistema
SEI;
- Gerência e produção de conteúdo/material de suporte aos usuários do SEI-ERJ na
UERJ, com foco na atualização constante do site www.sei.uerj.br;
- Conceder permissões de acesso ao antigo sistema de protocolo – SAP conforme as
solicitações encaminhadas via SEI;
Contatos:
- E-mail Usuario Externo / Atendimento SEI: usuarioexterno.sei@uerj.br / atendimento.sei@uerj.br
- WhatsApp: 2334-0094
Sobre:
Criado após a extinção da DCOM, é responsável por todo acervo processual da universidade dos quais são eles: Processos físicos (UERJ, CEPUERJ e oriundos do estado), processos digitais(UERJ e CEPUERJ) e processos microfilmados.
Os acervos físicos se encontram localizados parte deles no Semi Enterrado, no 2° andar bloco D e no prédio Haroldo Lisboa (Subsolo).
O acervo físico é composto aproximadamente por 350.000 processos, atualmente estamos dando suporte ao serviço de digitalização dos processos físicos remanescentes através do setor de digitalização localizado na DAF.
Principais Atividades:
- Arquivamento de processos físicos
- Desarquivamento e consulta de processos físicos / Digitalizados
- Consulta de processos microfilmados
(Vale lembrar que quaisquer tipo de consulta presencial, é necessário que faça o agendamento)
Procedimentos para retirada de anexos de processos físicos no SEPROARQ.
A unidade solicitante deverá providenciar uma declaração para cada processo onde irá
constar os dados do solicitante, em seguida enviar e-mail para seproarq@uerj.br para realizar o
agendamento para retirada dos anexos. Na data e horário agendado o representante da unidade
deverá comparecer ao SEPROARQ munido da declaração assinada, pois a mesma será anexada ao
processo físico como comprovante.
MODELO DE DECLARAÇÃO:
(Declaro que o servidor …. Matrícula… Solicitou a retirada de … anexos que constam no processo n.* e que os mesmos foram conferidos e retirados pelo solicitante.)
Contatos:
E-mail para agendamento: seproarq@uerj.br
Telefone: 2334-0289 / 2334-0597
Gestão de Processos
A estratégia institucional de apoio à gestão por processos de negócio e à utilização de ferramentas de processos administrativos automatizados, teve sua iniciativa através de parceria com o Escritório de Processos do Estado do Rio de Janeiro – EPERJ, e forneceu à COGEPRO os subsídios necessários para a continuidade deste importante trabalho organizacional de identificação dos fluxos de processos de negócio relacionados ao trâmite documental da UERJ com a aplicação do ciclo BPM (Business Process Management) de gestão por processos.
Assim, pertence ao rol das atividades da COGEPRO, levantar, documentar e manter atualizado, em conjunto com os componentes organizacionais da UERJ, os processos de suas áreas e a partir daí a propor a padronização ou execução de melhoria ou transformação destes fluxos de trabalho, permitindo a construção de uma Base de Conhecimento da UERJ no SEI RJ.
Gestão Documental
A criação da Coordenadoria de Gestão de Processos Administrativos – COGEPRO, através do AEDA/REI – 48/2020, em razão da implantação do SEI, evidenciou a carência da UERJ por um setor técnico capaz de administrar o fluxo de documentos. Com atribuições relativas aos campos de pesquisa da Arquivologia, a COGEPRO observou a necessidade de contar com a atuação de profissionais Arquivistas para orientar a adoção do documento digital em conformidade com a legislação arquivística e as boas práticas de gestão, sempre visando facilitar o acesso à informação pública, preservar a documentação permanente, eliminar a documentação de guarda transitória e promover a cultura de transparência.
- Local:Rua São Francisco Xavier, 524, Maracanã Rio de Janeiro – RJ – Cep 20550-900 Campus Universitário Francisco Negrão de Lima Pavilhão João Lyra Filho, 4º andar, Hall do Bloco F
- E-mail: cogepro@uerj.br
- Telefone: 2334-0092